Polityka prywatności

1. W skrócie

• Zbieramy tylko te dane, których potrzebujemy, żeby zapisać dziecko na zajęcia RPG, dobrać mu grupę i Mistrza Gry oraz się z Tobą kontaktować.
• Nie sprzedajemy danych. Nie mamy newslettera, komentarzy ani czatu.
• Nie prosimy o informacje o zdrowiu dziecka.
• Cookies analityczne i reklamowe włączamy tylko po Twojej zgodzie w banerze.
• Część naszych narzędzi (Google, Meta, Cloudflare, Discord) może przetwarzać dane poza Europą. Opisujemy to w punkcie 9.
• W każdej sprawie dotyczącej danych napisz na [email protected].

2. Kto jest administratorem danych

Administratorem Twoich danych jest Gry Fabularne Krzysztof Baranowski, os. Tysiąclecia 49/7, 61-255 Poznań, NIP 7881862106, REGON 634625002. Prowadzimy projekt RPG Po Szkole i serwis gryfabularne.com.

Kontakt w sprawach danych osobowych: [email protected].

Nie wyznaczyliśmy inspektora ochrony danych (IOD), bo przy naszej skali działalności przepisy tego nie wymagają. Wszystkie sprawy prowadzi bezpośrednio administrator.

3. Jakie dane zbieramy i skąd

Od rodziców i opiekunów (formularze na stronie, e-mail, telefon):

• Twoje imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, miasto;
• imię i wiek dziecka (nie zbieramy nazwiska dziecka), szkoła, preferowane dni i godziny, forma zajęć (w szkole lub online);
• treść uwag i wiadomości, które sam nam przekażesz.

Dane dziecka zawsze podaje rodzic lub opiekun. Nie zbieramy danych bezpośrednio od dzieci.

Informacje o zdrowiu dziecka. Nie prosimy o nie i prosimy, żeby nie wpisywać ich w formularzu. Jeśli mimo to trafią do nas w formularzu lub wiadomości, wykorzystamy je wyłącznie po to, żeby zadbać o dziecko podczas zajęć, i nie będziemy przechowywać ich dłużej, niż to konieczne. Jeśli chcesz przekazać nam coś ważnego o potrzebach dziecka, napisz do nas i porozmawiamy o tym indywidualnie.

Od szkół. Jeśli szkoła prowadzi zapisy po swojej stronie, przekazuje nam listę zapisanych (imię i wiek lub klasa dziecka, kontakt do rodzica). Wtedy źródłem danych jest szkoła.

Od pracowników szkół: imię, nazwisko, stanowisko, służbowy e-mail i telefon, treść korespondencji. Pochodzą z korespondencji albo z publicznych źródeł (punkt 6).

Od kandydatów na Mistrzów Gry i Mistrzów Gry: punkt 7.

Automatycznie, podczas korzystania ze strony: adres IP, typ przeglądarki i urządzenia, odwiedzone podstrony, źródło wejścia (np. reklama), identyfikatory cookies. Dane analityczne i reklamowe zbieramy tylko po Twojej zgodzie (punkt 10).

4. Po co i na jakiej podstawie przetwarzamy dane rodziców i dzieci

Cel	Podstawa prawna (RODO)
Odpowiedź na zgłoszenie, przedstawienie oferty, zapis dziecka, dobór grupy i Mistrza Gry	art. 6 ust. 1 lit. b — działania przed zawarciem umowy na Twoje żądanie
Prowadzenie zajęć, informowanie o terminach, zmianach i płatnościach	art. 6 ust. 1 lit. b — wykonanie umowy
Rozliczenia i dokumentacja księgowa	art. 6 ust. 1 lit. c — obowiązek prawny
Dochodzenie roszczeń i obrona przed nimi	art. 6 ust. 1 lit. f — prawnie uzasadniony interes
Statystyki strony (Google Analytics)	art. 6 ust. 1 lit. a — zgoda, w związku z art. 399 Prawa komunikacji elektronicznej
Liczenie wejść na stronę bez cookies (Cloudflare Web Analytics)	art. 6 ust. 1 lit. f — prawnie uzasadniony interes, czyli wiedza, ile osób odwiedza stronę
Reklamy i mierzenie ich skuteczności (Meta Pixel, Google Ads)	art. 6 ust. 1 lit. a — zgoda, w związku z art. 399 Prawa komunikacji elektronicznej
Ochrona strony i formularzy przed atakami i botami (Cloudflare, Cloudflare Turnstile)	art. 6 ust. 1 lit. f — prawnie uzasadniony interes, czyli bezpieczeństwo serwisu

Podanie danych jest dobrowolne. Bez imienia i wieku dziecka oraz kontaktu do Ciebie nie zapiszemy jednak dziecka na zajęcia.

5. Zajęcia online: zewnętrzne platformy

Podczas zajęć online korzystamy z zewnętrznych platform:

• Discord — do rozmowy głosowej. Wymaga założenia konta.
• Google Meet — do rozmowy głosowej lub wideo. Dziecko dołącza przez link przekazany rodzicowi.
• Board Game Arena — do niektórych gier. Wymaga założenia konta.
• Roll20 — wirtualny stół do gry. Dziecko dołącza przez link, bez zakładania konta.

Konto na Discordzie zakłada i nadzoruje rodzic lub opiekun. Konto na Board Game Arena zakładasz Ty lub dziecko, zgodnie z wymaganiami wiekowymi tej platformy. Konta zakładane są bezpośrednio u tych dostawców i na ich zasadach. W zakresie danych konta każda z tych firm jest osobnym administratorem, a szczegóły opisują ich polityki prywatności. Radzimy używać pseudonimu zamiast prawdziwego imienia i nazwiska.

Nie nagrywamy sesji online.

6. Kontakt ze szkołami: skąd mamy dane

Jeśli pracujesz w szkole i dostałeś od nas wiadomość, Twoje dane służbowe pochodzą z publicznych źródeł: Rejestru Szkół i Placówek Oświatowych (RSPO) albo ze strony internetowej szkoły. Używamy ich wyłącznie do przedstawienia propozycji współpracy i dalszej korespondencji. Podstawą jest nasz prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

Jeśli nie chcesz dostawać od nas wiadomości, odpisz słowem REZYGNACJA. Dopiszemy adres do listy wykluczeń i nie napiszemy ponownie.

7. Mistrzowie Gry i kandydaci

Rekrutacja. Zbieramy dane z formularza zgłoszeniowego lub przesłane nam w inny sposób: imię i nazwisko, kontakt, miasto, rok urodzenia, doświadczenie, dostępność, odpowiedzi na pytania rekrutacyjne. Podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO (działania przed zawarciem umowy), a w zakresie danych dodatkowych Twoja zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a).

Zawarcie i wykonanie umowy. Przed podpisaniem umowy prosimy o dane potrzebne do jej zawarcia i rozliczenia: adres, PESEL, numer rachunku, właściwy urząd skarbowy, status studenta lub ucznia, informację o prowadzeniu działalności, dostępność. Podstawą są art. 6 ust. 1 lit. b (umowa) i lit. c RODO (obowiązki podatkowe i ubezpieczeniowe).

Weryfikacja niekaralności. Przed dopuszczeniem do pracy z dziećmi weryfikujemy niekaralność, zgodnie z przepisami o ochronie małoletnich. Podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. c i art. 10 RODO w związku z tymi przepisami. Dostęp do tych dokumentów ma wyłącznie administrator.

8. Komu przekazujemy dane

• Mistrzowi Gry prowadzącemu grupę Twojego dziecka: imię i wiek dziecka, dzień i godzinę zajęć. Mistrz Gry uczestniczy też w korespondencji mailowej z rodzicami grupy, w której adresy rodziców są w ukrytej kopii (UDW). Zna więc adres e-mail rodziców, którzy do niego piszą, i treść tych wiadomości. Mistrzowie Gry działają na podstawie umowy z obowiązkiem poufności.
• Szkole, w której odbywają się zajęcia, w zakresie potrzebnym do organizacji.
• Dostawcom narzędzi:
  • Google: Workspace (Gmail, Arkusze, Dysk, Formularze, Meet, asystent Gemini), Google Analytics, Google Tag Manager, Google Ads;
  • Meta Platforms: Facebook, Instagram, Meta Pixel;
  • Cloudflare: hosting, sieć dostarczania treści, ochrona przed atakami, Cloudflare Turnstile (zabezpieczenie formularzy przed botami), Cloudflare Web Analytics (liczenie wejść bez cookies);
  • OVH: domena i DNS.
• Bankowi i biuru rachunkowemu w zakresie rozliczeń.
• Organom państwowym, jeśli wymaga tego prawo.

Innym rodzicom nie udostępniamy Twojego adresu e-mail.

Meta Pixel. W zakresie zbierania danych przez piksel i przekazywania ich do Meta jesteśmy z Meta Platforms Ireland Ltd. współadministratorami (art. 26 RODO). Za dalsze przetwarzanie tych danych odpowiada Meta, zgodnie ze swoją polityką prywatności: facebook.com/privacy/policy.

9. Przekazywanie danych poza Europę

Google, Meta, Cloudflare i Discord to firmy z grup z siedzibą w USA. Dane mogą być przetwarzane na ich serwerach poza Europejskim Obszarem Gospodarczym. Takie przekazanie odbywa się na podstawie:

• decyzji Komisji Europejskiej z 10 lipca 2023 r. stwierdzającej odpowiedni poziom ochrony (EU-US Data Privacy Framework), w zakresie, w jakim odbiorca jest certyfikowany;
• w pozostałych przypadkach — standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską (art. 46 ust. 2 lit. c RODO).

Na Twoją prośbę prześlemy informacje o zastosowanych zabezpieczeniach.

10. Cookies i podobne technologie

Przy pierwszej wizycie pokazujemy baner, w którym sam decydujesz, na co się zgadzasz. Przycisk „Odrzucam wszystkie” jest tak samo widoczny jak „Akceptuję wszystkie”, a żadna kategoria nie jest zaznaczona domyślnie. Skrypty analityczne i reklamowe nie uruchamiają się przed Twoją zgodą.

• Niezbędne (Cloudflare, Cloudflare Turnstile, zapamiętanie Twojej decyzji z banera) — działają zawsze, bo bez nich strona i formularze nie działają bezpiecznie. Nie wymagają zgody (art. 399 ust. 3 Prawa komunikacji elektronicznej).
• Analityczne (Google Analytics 4, uruchamiany przez Google Tag Manager) — pomagają nam sprawdzić, które podstrony są czytane. Włączamy je tylko po Twojej zgodzie.
• Marketingowe (Meta Pixel, Google Ads) — pozwalają mierzyć skuteczność reklam i pokazywać je osobom, które odwiedziły stronę. Włączamy je tylko po Twojej zgodzie.

Niezależnie od banera liczymy wejścia na stronę narzędziem Cloudflare Web Analytics. Nie zapisuje ono cookies ani innych danych na Twoim urządzeniu i nie śledzi Cię między stronami. Pokazuje nam tylko zbiorcze liczby: ile było wizyt, które podstrony są czytane, z jakiego kraju i typu urządzenia. Cloudflare widzi przy tym Twój adres IP, ale nie zapisuje go w tych statystykach.

Zgodę możesz zmienić lub wycofać w każdej chwili przez link „Ustawienia cookies” w stopce strony. Możesz też usunąć cookies w ustawieniach przeglądarki.

11. Jak długo przechowujemy dane

Dane	Okres
Zgłoszenie bez zapisu	6 miesięcy od ostatniego kontaktu
Dziecko w „poczekalni” (czeka na grupę)	do przydzielenia grupy lub Twojej rezygnacji, nie dłużej niż 26 miesięcy
Dane uczestnika i rodzica	przez czas zajęć, potem 3 lata (okres przedawnienia roszczeń związanych z działalnością gospodarczą)
Informacje o zdrowiu, jeśli trafiły do nas mimo prośby	tylko tak długo, jak to potrzebne dla bezpieczeństwa dziecka na zajęciach; usuwamy je z formularzy i arkuszy
Dokumenty księgowe i dane o płatnościach	5 lat od końca roku, w którym minął termin płatności podatku
Korespondencja ze szkołami	3 lata od ostatniego kontaktu; adresy z listy REZYGNACJA przechowujemy dalej, żeby do nich nie pisać
Zgłoszenia kandydatów na MG, z którymi nie podjęliśmy współpracy	12 miesięcy od zakończenia naboru, dłużej tylko za zgodą kandydata
Dane Mistrzów Gry do umowy i rozliczeń	przez czas współpracy, potem 5 lat (obowiązki podatkowe i ubezpieczeniowe)
Dokumenty weryfikacji niekaralności	przez czas współpracy, potem 5 lat
Zgody na cookies	do wycofania; zapis samej decyzji przechowujemy jako dowód jej udzielenia

12. Zdjęcia

Zdjęcia z zajęć i wydarzeń przed publikacją anonimizujemy, tak żeby osoby na nich nie były rozpoznawalne. Używamy do tego asystenta Gemini działającego w ramach naszego konta Google Workspace. Zgodnie z zobowiązaniami Google dane nie są wykorzystywane do trenowania modeli ani udostępniane poza naszą organizację.

Ponieważ taka technologia nie zawsze działa bezbłędnie, zdjęcia i nagrania, na których widać dziecko, publikujemy wyłącznie na podstawie osobnej, pisemnej zgody rodzica lub opiekuna. Zgodę można wycofać w każdej chwili, a wtedy usuniemy materiały z naszych kanałów.

13. Profilowanie i decyzje automatyczne

Nie podejmujemy wobec Ciebie ani Twojego dziecka decyzji wyłącznie automatycznie. O przydziale do grupy i wyborze Mistrza Gry zawsze decyduje człowiek.

Jeśli zgodzisz się na cookies marketingowe, Meta i Google mogą wykorzystać informacje o Twojej wizycie do dopasowania reklam. To profilowanie w celach marketingowych nie wywołuje wobec Ciebie skutków prawnych.

14. Twoje prawa

Masz prawo:

• dostępu do swoich danych i danych dziecka oraz otrzymania ich kopii;
• sprostowania danych;
• usunięcia danych;
• ograniczenia przetwarzania;
• przeniesienia danych;
• sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na naszym prawnie uzasadnionym interesie;
• wycofania zgody w dowolnym momencie (nie wpływa to na zgodność z prawem przetwarzania przed jej wycofaniem);
• złożenia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, uodo.gov.pl).

Żeby skorzystać z tych praw, napisz na [email protected]. Odpowiemy bez zbędnej zwłoki, najpóźniej w ciągu miesiąca. Możemy poprosić o potwierdzenie tożsamości, żeby nie przekazać danych niewłaściwej osobie.

15. Bezpieczeństwo

Dostęp do danych mają tylko osoby, które potrzebują ich do pracy, i tylko w potrzebnym zakresie. Mistrz Gry dostaje wyłącznie dane swojej grupy. Konta w naszych narzędziach chronimy silnymi hasłami i weryfikacją dwuetapową.

Opieka nad dziećmi podczas zajęć podlega naszym Standardom Ochrony Małoletnich:

• wersja pełna: gryfabularne.com/standardy-ochrony-maloletnich
• wersja dla dzieci: gryfabularne.com/standardy-ochrony-maloletnich/dla-dzieci

16. Zmiany polityki

Aktualizujemy tę politykę za każdym razem, gdy zmienia się sposób przetwarzania danych, np. gdy dodajemy nowe narzędzie. Na górze strony zawsze znajdziesz datę obowiązującej wersji. O istotnych zmianach poinformujemy komunikatem na stronie, a klientów także mailem.